(2011年4月1日生效)
请注意公共档案不是学生档案.

公共纪录的定义

根据俄勒冈州修订法规，每个人都有权查阅任何非豁免的公共记录. (见俄勒冈州修订法规, Public 和 Private Records; Public Reports 和 Meetings, 第192章, 有关豁免公共记录的定义.)

“公共记录”是指任何包含与公众业务行为有关的信息的书面文件, 拥有, 使用, 或由公共机构保留，无论其物理形式或特征如何, 包括, 但不限于, 笔迹, 打字, 印刷, 拍摄, 以及各种记录手段, 包括字母, 单词, 图片, 听起来, 或符号, 或者两者的结合, 所有的论文, 地图, 文件, 复印本, 或者电子录音.

公共记录的检查和复制应在记录所在办公室的正常营业时间内进行, 或其他学院指定的设施. 书院档案不得外带作公开用途 记录披露. 学院可以直接监督检查或复制学院记录, 是否可以列出经请求人或应请求人要求检查或复制的记录, 并可同时为学院自己的目的复制经检查的记录 或由请求人复制或应请求人的要求复制. 为了保护原始记录，学院可以提供记录的副本来代替原始记录. 为了删除豁免材料，学院可能会提供经过编辑的副本来代替原始记录.

申请公开纪录的程序

如何向政府索取公共纪录. 胡德社区学院; there are two types of public records requests:

非正式的请求

第一种类型的公共记录请求是请求方口头提交的附带记录请求, 易于获得的或可再生的，成本可忽略不计的, 并且通常可供公众分发.

正式的请求

所有其他公共记录请求必须以书面形式提交，并将根据俄勒冈州公共记录法予以批准或拒绝.

要求减少或免除费用的任何一方, 应与学院充分合作，查明提出要求的原因. 以确定所要求的公共记录是否免于披露, 有资格申请学费减免 或放弃，或者如果文件符合“公共利益测试”(《十大赌博平台排行榜》第192条).440(5))请求方必须充分披露其请求的预期目的.

每项要求必须合理地描述所寻求的记录. 这意味着请求必须足够具体，以便熟悉主题的学院工作人员能够在合理的时间内找到记录.

费用

1. 请求方应支付25美元的保证金, 在向学院提交他们的公共记录请求时. 请求方向学院支付的任何多付款项将在非豁免公共记录披露给学院之后退还 请求方. 订金必须随索取公开纪录表格一并递交. 邮寄或亲自递送申请表及押金至. 胡德社区学院，学院进步，26000东南斯塔克街，格雷沙姆，或97030.
2. 学院要求请求方向学院支付25美元押金以外的合理费用余额, 在公开记录之前. (i.e.，公众记录将提供给提出要求的人 只有在向学院全额付款，并在发布/披露记录之前，才可获得.)这些合理费用应包括, but are not limited to: actual personnel costs; reproduction costs; delivery expenses; preparation 和 release 重要事实的浓缩版本，否则不能免于披露(ORS 192).502(9)(b))在6月20日或之后创建的公共记录, 2007, 还有律师费, 如果有任何, 为审查, 编辑或隔离公众的 记录分为豁免记录和非豁免记录.
3. 根据ORS 192.440, 学院应向请求方提供估价, 以书面形式, 如果公共记录请求预计超过25美元. 请求方收到概算后，应通知学院是否需要 学院将继续公开这些记录. 在提供费用的书面估计之后，请求方必须支付费用，作为收到记录的条件, 学院可能需要书面确认的请求 当事人希望学院继续公开这些记录. 学院可能会要求学生支付费用 在学院将其资源用于准备之前，请求方, 复制, 和释放 请求非豁免公共记录.
4. 请求方应按以下规定的费率收费:
   1. 如果公开记录要求只需要少量的工作人员时间(少于30分钟), which includes: searching; locating; retrieving; copying; transporting; summarizing, 编译, 裁剪, 准备和释放一种浓缩 否则不能免除披露的重要事实的版本(ORS 192).502(9)(b))在6月20日或之后创建的公共记录, 2007; copies shall be made at no charge, 除非要求的副本数量超过10页.
   2. 只需要员工名义时间(少于30分钟)的记录, 但是拷贝数超过了10页, 按员工时间的实际成本收费, 包括附带福利, plus: copying/delivering charges; charges 为总结, 编译, 裁剪; 和 preparation 和 release 重要事实的浓缩版本，否则不能免于披露(ORS 192).502(9)(b)), for public records created on or after June 20, 2007; 和 的律师费, 如果有任何, 为审查, 编辑或将公共记录分为豁免记录和非豁免记录. 复印费用为0元.每页10美元(10美分).
   3. 需要超过象征性工作时间(30分钟或以上)的记录, 将向请求方提供工作人员时间的实际成本, 包括附带福利, plus: copying/delivery charges; charges 为总结, 编译 裁剪; 和 charges for the preparation 和 release 重要事实的浓缩版本，否则不能免于披露(ORS 192).502(9)(b))，用于2007年6月20日或之后创建的公共记录. 复制 费用按$0的费率计算.每页10美元(10美分). 人员费用按季度计算, 围捕, 学院工作人员和/或学院律师所花费的时间. 律师费，如果有的话，应 限于学院的律师在审查公共记录时所花费的时间成本, 从公共记录中编辑材料或将公共记录分为豁免和非豁免记录. 学院可能会有例外 根据历史惯例或其他情况而定的汇率.
5. 如学院认为提供副本符合《十大赌博平台排行榜》第192条规定的公众最佳利益，学费可获豁免或减免.440(5).
6. 即使记录保管人未能根据要求找到任何记录，学院也可能收取查找时间, 或者即使所找到的记录后来被确定免于披露. 当员工的时间量 使用超过25美元保证金的，请求方的保证金将被没收.
7. 在大多数情况下, 学院会在21个工作天内回复索取公开纪录的要求. 而学院应尽一切努力在此时限内回应请求, 请求不得影响本网站的运作 学院不得妨碍保管人正常履行职责.